Nouvelle réglementation sur les logiciels ou systèmes de caisse
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A compter du 1er janvier 2018, la loi de finances pour 2016 a instauré l’obligation pour les commerçants et autres assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse (accessible ou non en ligne) d’utiliser un équipement conforme, répondant à certaines obligations. Cette nouvelle disposition vise à mieux lutter contre la fraude à la TVA (en rendant impossible la soustraction des paiements en espèces des recettes de la comptabilité). |
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Quels sont les types de caisse visés par la loi ? Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement, notamment : • Les caisses autonomes (ou « caisses enregistreuses ») : ces systèmes n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour être reliés à d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement, • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système (générant ou non directement les écritures comptables), • Les logiciels d'encaissement installés sur un (ou des) ordinateur(s), en réseau ou non : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ceux ci disposent de fonctionnalités comptables et de gestion, • Les instruments de pesage et de mesure utilisés pour réaliser des encaissements. |
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Quelles obligations s’imposent aux logiciels ou systèmes de caisse à partir du 1er janvier 2018 ? Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l'administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées. Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées. Le logiciel ou système de caisse doit permettre : • l’accès aux données d'origine enregistrées ainsi qu'aux détails datés des opéra tions (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, an nuelle ou par exercice), • la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum, • l’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système. • une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du système centralisateur (cas de plusieurs points de vente avec système de caisse centralisé). |
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Stéphanie Villessot - 04 66 784 906 / s.villessot@gard.cci.fr Hamid Bouchafa - 04 66 879 709 / h.bouchafa@gard.cci.fr |
